Was kostet eine KI-Potenzialanalyse wirklich? (KMU-Guide)

Sucht man nach "KI-Potenzialanalyse", landet man fast überall auf derselben Seite: eine Angebotsseite mit "Termin vereinbaren"-Button, aber ohne einen einzigen Preis. Das ist praktisch für die Anbieter, aber wenig hilfreich, wenn man als Unternehmer einfach nur wissen will, ob sich das für den eigenen Betrieb lohnt.

Deshalb hier die Preise, ganz ohne Umwege.

Die Begriffe sind absichtlich unscharf

"KI-Potenzialanalyse", "KI-Readiness-Audit", "KI-Beratung" werden von verschiedenen Anbietern fast beliebig verwendet, und diese Unschärfe hilft ihnen, weil sie einen Vergleich erschwert.

Kurz gesagt geht es um Folgendes: eine strukturierte Sitzung, in der jemand deine Alltagsarbeit aufzeichnet, die stärksten KI-Kandidaten identifiziert und dir einen priorisierten Plan mit konkreten Zahlen mitgibt. Wenn ein Anbieter nicht klar sagen kann, was in der Sitzung passiert und was am Ende dabei herauskommt, ist das ein Warnsignal.

Was es kostet, nach Größe

Wenn du ein kleines Unternehmen hast und ein Anbieter dir nur ein vages "lass uns telefonieren" anbietet statt eine Preisspanne, ist das ein Zeichen, dass das Angebot nicht für deine Größe gebaut ist.

Was in der Sitzung passiert

Eine gute Potenzialanalyse ist keine Folienpräsentation. Es ist eine Arbeitssitzung, meist 60-90 Minuten, mit ein paar festen Schritten:

1. Deine wiederkehrende Arbeit aufzeichnen. Keine generische Branchen-Checkliste, sondern deine wöchentlichen Aufgaben, in deinen eigenen Worten.
2. Reibungspunkte markieren. Für jede Aufgabe: Wo hakt es, wo entstehen Fehler, was würdest du einer neuen Mitarbeiterin über diese Aufgabe sagen?
3. KI-Eignung filtern. Nicht alles ist ein guter Kandidat. Die stärksten sind wiederkehrend, verschieben Informationen zwischen Stellen und folgen einem Muster, das sich als Checkliste beschreiben lässt.
4. Priorisieren. Die Ergebnisse nach Wirkung und Aufwand einordnen, damit klar ist, was zuerst kommt.

Ein Beispiel, wie sich das anfühlt

Eine Coaching-Kundin, mit der wir gearbeitet haben, hatte eine Gewohnheit, die sie nie hinterfragt hatte: Jedes Mal, wenn jemand ein Gespräch buchte, öffnete sie ihren Kalender, trug Zeit und Titel ein, erzeugte einen Einladungslink und fügte den dann in den jeweiligen Chat ein. Fünf Schritte, ein Dutzend Mal pro Woche.

Das ist der Kern einer Potenzialanalyse. Nicht eine Liste von KI-Tools zeigen. Sondern so lange bei der Arbeitswoche bleiben, bis ein Moment wie dieser sichtbar wird, etwas so Alltägliches, dass es ihr gar nicht mehr aufgefallen war, es zu hinterfragen. Die Lösung war klein (ein Kalendereintrag statt eines kopierten Links), aber sie hat die ganze Gewohnheit ersetzt, nicht nur beschleunigt.

Danach lohnt es sich zu suchen, auch im eigenen Betrieb: nicht die Aufgaben, die sich schwer anfühlen, sondern die, die sich so normal anfühlen, dass niemand mehr hinsieht.

Ein Hinweis dazu, was "Ergebnisse" wirklich bedeuten

Wir arbeiten aktuell auch mit einem familiengeführten Betrieb aus dem Werbeartikel- und Druckbereich an einer Aufgabe, die dort hunderte Mal im Monat anfällt: das Kundenlogo manuell auf ein Produktbild setzen, bevor jede Bestellung in den Druck geht. Das ist derzeit ein vorgeschlagenes Projekt, kein abgeschlossenes, und wir zeigen es bewusst nicht als fertiges Ergebnis, bevor es eines ist. Wenn ein Anbieter dir nur glänzende "Nachher"-Zahlen zeigt, ohne Kundennamen, Datum oder nachprüfbares Detail, frag nach, woher diese Zahlen stammen.

Zum Vergleich ein Fall, den wir direkt belegen können: Eine Verwaltungsmitarbeiterin an der Innere-Medizin-Abteilung einer medizinischen Universität verbrachte 4-5 Stunden am Tag, in der stärksten Woche des Jahres, mit der manuellen Bearbeitung von über 250 Anfragen. Dieser Workflow läuft heute vollständig automatisiert, mit manuellem Aufwand, der praktisch nur noch aus dem Prüfschritt besteht. Die Zahlen sind echt, weil der Workflow echt war, dokumentiert, und schon jahrelang gelaufen ist, bevor jemand KI daran angesetzt hat.

Für wen sich das lohnt

Eine Potenzialanalyse passt am besten, wenn:

• Dein Betrieb inhabergeführt ist, von Solo bis etwa 25 Mitarbeitende
• Zumindest ein Teil deiner Prozesse bereits dokumentiert ist, auch nur informell
• Du selbst bereits neugierig auf KI bist, auch wenn sonst noch niemand im Team damit gearbeitet hat

Fehlt das komplett, also nichts dokumentiert und keine Neugier von oben, bringt eine Analyse weniger zutage als bei einem Betrieb, der das mitbringt. Das lohnt sich vorher zu wissen, nicht danach.

Wann du mehr brauchst als eine Analyse

Eine Potenzialanalyse ist die Tür, nicht das ganze Haus. Zeigt die Sitzung einen einzelnen, großen, konkreten Prozess, der ein eigenes Tool wert ist, ist das ein eigenständiges, größeres Projekt. Zeigt sie ein ganzes Team, das gemeinsam mitziehen muss, nicht nur der Chef, ist das ein strukturiertes Programm über mehrere Wochen, keine einzelne Sitzung. Beides ist in Ordnung, aber die Aufgabe der Analyse ist, dir zu zeigen, welches der beiden du brauchst, nicht das vorher schon anzunehmen.